Informes relevantes sobre a extensão Universitária na UFMS
Pró-reitoria de Extensão, Cultura e Esporte/PROECE DIEX – Diretoria de Escola de Extensão
SEPEX – Secretaria de Programas e Projetos de Extensão
SOBRE A EXTENSÃO EM 2021
A Extensão Universitária na UFMS passou por uma enorme mudança em 2021 que diminuiu drasticamente as exigências administrativas de coordenadores de ações e, por isso, as ações têm sido aprovadas em menos de quinze dias.
O Sigproj também foi simplificado e agora não há anexos obrigatórios para a submissão de ações. Assim, um docente ou técnico que tenha uma ideia clara da ação a ser desenvolvida é capaz de realizar o cadastro da ação em apenas uma seção de trabalho.
Mas a maior novidade são os editais EXT, PAEXT e PIBEXT, que foram customizados de forma que o coordenador tenha um ganho considerável de tempo, a curto e longo prazo. Em curto prazo, porque o processo de escolha dos bolsistas ficou muito mais direto e objetivo; em longo prazo, porque o projeto pode ter duração de até 5 anos e não será necessário ressubmetê-lo a cada ano.
O trabalho a ser repetido anualmente consistirá apenas nas solicitações de bolsas (no Edital PIBEXT), e insumos (Edital PAEXT) e, em ambos os casos, a submissão está muito simplificada, resumindo-se a um plano de trabalho justificado (no caso do PIBEXT) ou à solicitação justificada do insumo, serviço ou auxílio (no caso do PAEXT).
Por isso, convidamos nossos servidores (professores e técnicos) a levarem um pouco da extensão da UFMS à comunidade. Ela merece e nossos alunos agradecem – pois poderão ter sua formação fortalecida.
Marcelo Fernandes Pereira
Pró-Reitor de Extensão, Cultura e Esportes
Questões importantes para o extensionista
- Quem pode submeter ações de extensão?
As ações de extensão devem ser propostas por servidor da UFMS (docente ou técnico administrativo) que não possua pendências na PROECE. Após a aprovação, o proponente será o coordenador da ação.
- Quero ser extensionista, o que preciso fazer?
Uma proposta de extensão deve partir de uma demanda real que possa ser atendida pelas expertises acadêmicas de alunos e servidores da UFMS. A proposta de extensão deve ser cadastrada diretamente no SIGPROJ e será avaliada em um período máximo de 15 dias.
Além da demanda social, a extensão deve enriquecer a formação de nosso estudantes, por isso é obrigatória a participação de estudantes matriculados na UFMS na equipe de execução da ação de extensão
- Como se faz o cadastro da ação na plataforma SIGPROJ?
- Acesse https://sigproj.ufms.br/ clique em “Entrar” (canto superior direito)
- Faça o login com o seu passaporte UFMS.
- Escolha a aba da Proece – Edital EXT
- É recomendável que você leia o edital antes de iniciar a submissão.
- Quanto demora?
Se um servidor tem clareza da ação e pretende executar, considerando que o formulário de cadastramento fora reduzido e que não há anexos obrigatórios, é possível cadastrar uma ação de extensão em apenas uma única seção de trabalho.
- Posso articular extensão e pesquisa?
A articulação entre ensino pesquisa e extensão é desejada e valorizada na UFMS. Um professor pesquisador pode receber insumos para seu laboratório e bolsistas, quando esses estiverem articulados a ações de extensão. A Proece tem uma Diretoria de Popularização da Ciência que fomenta visitas de escolas aos Câmpus e pode ajudar na construção de ações de extensão.
- Como faço para obter financiamento para minha ação e extensão?
- Deve fazer um cadastro no SigProj
- Ter a ação cadastrada no Ext/2021 ou Ext/2020
- Solicitar auxílios, material de consumo e serviços constantes em ata no PAEXT/2021 (a submissão nesse edital está muito simplificada e você levará apenas alguns minutos).
- Solicitar bolsas para estudantes no PIBEXT/2021 (a submissão nesse edital está muito simplificada e o coordenador deve fazê-la em conjunto com seu aluno).
- Como será o processo de seleção de bolsistas?
O acadêmico interessado na bolsa deverá procurar o coordenador da ação de extensão de seu interesse e, em conjunto com este, submeter a proposta (plano de trabalho) de acordo com o edital PIBEXT. O plano de trabalho é responsabilidade do professor coordenador da ação.
- Quantos bolsistas podem ter uma ação de extensão?
Não existe uma quantidade definida para bolsistas por ação. Os pedidos de bolsa serão avaliados conforme edital.
- Qual o prazo máximo de vigência da bolsa de extensão em 2021?
O período mínimo de bolsas por acadêmico é de um mês e o máximo, de seis meses.
- Onde encontro a relação dos itens disponíveis para minha ação de extensão:
Os itens licitados nas atas de registros de preços podem ser consultados na página da Proadi: https://proadi.ufms.br/category/atas/atas-2020/
Você deve apenas consultar se o produto ou serviço está disponível numa ata vigente e solicitá-lo no PAEXT (não se preocupe com saldos e unidades responsáveis).
Importante: Caso você necessite de algo que não esteja licitado pela UFMS, pode solicitar um auxílio (anexando 3 orçamentos do item no Sigproj) e o recurso será depositado diretamente na sua conta, para que você adquira o item no local que forneceu o orçamento de menor preço.
- Terminei o projeto, submeti e agora?
Após a submissão da ação no EXT, a proposta é encaminhada para comissão setorial de extensão. Esta realizará a avaliação verificando questões referente ao enquadramento como ação extensionista, compatibilidade com as demandas da unidade, viabilidade do uso do espaço físico necessário e equipamentos necessários para realização da ação, público alvo e carga horária da equipe executora. Os editais EXT e PAEXT seguem diretamente para a Proece.
- E a avaliação do mérito da ação?
Após a resolução do conselho superior da unidade aprovando a ação, o próximo passo será a avaliação na PROECE. Esta encaminhará para avaliadores que verificarão as ações em 5 quesitos: Justificativa e fundamentação teórica; Objetivo geral e específicos; Metodologia e Articulação interdisciplinar ou multidisciplinar.
O padrão decisório de avaliação será:
- Dois pareceres favoráveis: a proposta será recomendada;
- Dois pareceres desfavoráveis: a proposta não será recomendada; e
- Um parecer favorável e um desfavorável: a proposta será enviada para um terceiro avaliador para desempate, prevalecendo o de parecer em maior número.
- A nota de corte da avaliação de mérito é 6.0 (seis).
- Oba, oba… minha ação de extensão foi aprovada, e agora, o que fazer?
Releia o Edital para o qual a ação foi submetida e a IN n 4 da Proece. Nesses documentos, há informações relevantes sobre a execução da ação de extensão.
- Como solicitar materiais de consumo e/ou serviços após a aprovação?
A PROECE enviará uma ND (nota de dotação orçamentária) para a COAD de cada unidade que foi contemplada com recursos financeiros para ações de extensão. O coordenador deverá requisitar à COAD de sua unidade compra do material de consumo e/ou os serviços de terceiros conforme aprovado em edital e demanda do projeto.
- Como devo proceder quanto ao auxílio ao pesquisador?
O Coordenador que possuir auxílio aprovado no edital PAEXT deverá contactar a Secretaria de Acompanhamento e avaliação da SEAC/DICE/PROECE para receber seu recurso e deverá prestar contas no prazo máximo de trinta dias, a contar da concessão.
- Quais são os prazos para o coordenador solicitar as compras?
Todos os prazos referentes ao financiamento das ações serão divulgados pela Proplan e encaminhados a todas as Coads, e as mesmas deverão orientar os extensionistas para solicitar os pedidos de compras respeitando o estabelecido, pois caso o valor não seja utilizado em prazo hábil, retornará para a Proplan.
- Como pedir diárias e passagens?
Os pagamentos de diárias e passagens para servidores, terceirizados ou colaboradores eventuais, deverão ser solicitados com antecedência de pelo menos 30 dias. Os pedidos deverão ser enviados via e-mail para diex.proce@ufms.br
- É obrigatório participar do INTEGRA/UFMS?
Todas as ações de extensão apoiadas no âmbito dos Editais, com recursos financeiros, deverão ter seus resultados parciais ou finais apresentados no INTEGRA UFMS 2021, sob pena dos coordenadores ficarem impedidos de terem financiamento em novos Editais da UFMS em 2022.
- Quero fazer divulgação da minha ação, o que faço?
O Coordenador deverá enviar à Agência de Comunicação Social e Científica da UFMS (Agecom), através do formulário Solicitação de Arte, as informações necessárias para a elaboração de mídias e produtos de divulgação da ação de extensão.
- Minha ação prevê visitas em outros espaços, posso solicitar carro oficial?
Após aprovada a ação, o Coordenador deverá solicitar à PROADI o veículo oficial que será utilizado na ação, pelo link https://proadi.ufms.br/diretorias/servicos-e-logistica/rotas-eficientes/. Ou diretamente na direção do Câmpus. A liberação do veículo está condicionada à sua disponibilidade no período de realização da ação, conforme orientações desta Pró-Reitoria. O Coordenador deve solicitar previamente diárias e combustível no PAEXT.
- Como vou comprovar as atividades realizadas no projeto?
Durante a execução da ação de extensão, o coordenador deverá registrar evidências e documentos comprobatórios de realização das atividades, do número de pessoas atendidas direta e indiretamente e dos resultados alcançados, tais como álbum de registros fotográficos, listas de presença, depoimentos da comunidade atendida, dos estudantes, ou outros produtos gerados, que deverão ser anexados no Relatório Final para fins de avaliação dos resultados da proposta.
- Onde encontro a política de extensão da UFMS?
O Principal instrumento de gestão institucional é o PDI, e na página 32 e 33 do documento, encontramos o cerne política Extensionista da UFMS (veja em https://pdi.ufms.br/planos-publicados/pdi-2020-2024/pdi-2020-2024-publicado/).
Entretanto, as normas regulamentadoras de extensão aprovadas pelo COEX também reforçam o compromisso da UFMS para com a área de extensão (https://boletimoficial.ufms.br/bse/publicacao?id=423542) (IN no. 04/2021 – https://proece.ufms.br/files/2021/05/SEI_UFMS-2548165-Instru%C3%A7%C3%A3o-Normativa.pdf) e nossa política é condicionada e regida pelas normas federais que tratam de extensão (veja em https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/55877808 ou http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2010/decreto/d7416.htm )
- Terminei a ação, e agora?
Todos os coordenadores das ações de extensão deverão enviar Relatório Técnico, incluindo a prestação de contas (caso haja recursos financeiros envolvidos) por meio do SIGProj, até o dia 17 de dezembro de 2021.
OBS: A execução da ação de extensão deverá seguir os trâmites previstos nas Normas Regulamentadoras das Ações de Extensão da UFMS (Res. COEX n.18/2021) e a IN Proece n⁰. 04/2021.
Toda execução técnica e financeira resultante deverá pautar-se pelos critérios de imparcialidade, impessoalidade e zelo pelo erário público e a não observância desses critérios ensejará à UFMS o direito unilateral de cancelamento da proposta e dos benefícios a ela concedidos, implicando inclusive na vedação de concessão de apoio financeiro.
A qualquer dúvida, não hesite em nos contatar via e-mail (diex.proece@ufms.br ou sepex.proece@ufms.br)
Estamos à disposição para atendê-lo.
João Batista de Santana – diex.proece@ufms.br – Ramal 7426
Claudia Carreira da Rosa – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7938
Filipi Louveira Avres – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7426
Manoel Antônio de Andrade B. Nogueira – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7938
Wellington Shinzato Hokama – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7238
Elisaneth Inácia Ferreira de Araújo – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7938
Jordana Gomes Maia Pires de Oliveira – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7938
Jacimara Inácio Mendes – sepex.proece@ufms.br – Ramal 7426
Equipe da Diex/Sepex/Proece