O Sistema Eletr\u00f4nico de Informa\u00e7\u00f5es (SEI) est\u00e1 em funcionamento na UFMS desde 2017. A ferramenta foi implantada para dar maior agilidade e transpar\u00eancia na cria\u00e7\u00e3o e tramita\u00e7\u00e3o de todos os processos no \u00e2mbito da Universidade.<\/p>\n
Segundo a diretora da Ag\u00eancia de Comunica\u00e7\u00e3o Social e Cient\u00edfica (Agecom), Rose Mara Pinheiro, desde a implanta\u00e7\u00e3o do SEI at\u00e9 o momento atual, n\u00e3o s\u00f3 a UFMS modernizou as pr\u00e1ticas de cria\u00e7\u00e3o, movimenta\u00e7\u00e3o e fornecimento das informa\u00e7\u00f5es institucionais, como tamb\u00e9m v\u00e1rias melhorias foram realizadas no pr\u00f3prio sistema, que foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4\u00aa Regi\u00e3o (TRF4) e \u00e9 cedido gratuitamente a institui\u00e7\u00f5es p\u00fablicas.<\/p>\n
Em novembro de 2020, atendendo ao Decreto n\u00ba10.139\/2019, todos os atos normativos referentes ao uso do SEI na UFMS foram consolidados na Resolu\u00e7\u00e3o de n\u00ba101, do Conselho Diretor. A partir de 2021 mudan\u00e7as foram realizadas na estrutura administrativa da UFMS, tornando necess\u00e1rias algumas altera\u00e7\u00f5es dentro do sistema e tamb\u00e9m na normativa.<\/p>\n
\u201cA Resolu\u00e7\u00e3o de n\u00ba136 de 8 abril de 2021 atualiza as nomenclaturas e torna as orienta\u00e7\u00f5es mais f\u00e1ceis para a utiliza\u00e7\u00e3o do SEI. Tamb\u00e9m, desde janeiro deste ano, a Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o Institucional (Sedoc) faz parte da estrutura da Agecom. Essa integra\u00e7\u00e3o foi muito importante porque diz respeito \u00e0 comunica\u00e7\u00e3o interna e externa da Universidade\u201d, destaca a diretora da Agecom.<\/p>\n
A Resolu\u00e7\u00e3o traz as compet\u00eancias de cada unidade; os deveres e responsabilidades dos usu\u00e1rios; e orienta\u00e7\u00f5es para a classifica\u00e7\u00e3o de n\u00edvel de acesso aos documentos; para a assinatura digital; para a digitaliza\u00e7\u00e3o e para destina\u00e7\u00e3o dos processos, entre outras informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
\u00a0<\/strong><\/p>\n Compet\u00eancias<\/strong><\/p>\n A Ag\u00eancia de Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o e Comunica\u00e7\u00e3o (Agetic) \u00e9 a unidade respons\u00e1vel por disponibilizar a infraestrutura tecnol\u00f3gica necess\u00e1ria para hospedagem dos aplicativos componentes do SEI e pelo armazenamento da base de dados de todos os documentos recebidos e produzidos no meio eletr\u00f4nico, entre outras atribui\u00e7\u00f5es.<\/p>\n A Agecom \u00e9 respons\u00e1vel pelo gerenciamento de usu\u00e1rios e cria\u00e7\u00e3o de unidades no sistema; pela inclus\u00e3o de tipos de processo, tipos e modelos de documentos; e pela an\u00e1lise e demais procedimentos para arquivamento, entre outras.<\/p>\n \u00c0s Unidades, compete orientar os usu\u00e1rios de sua responsabilidade hier\u00e1rquica no uso do SEI; acompanhar os registros e movimenta\u00e7\u00f5es de processos de cada setor; solicitar \u00e0 Agecom a cria\u00e7\u00e3o e o cancelamento de usu\u00e1rios; definir os usu\u00e1rios que poder\u00e3o ter acesso \u00e0 Unidade e avaliar e encaminhar processos para arquivamento.<\/p>\n Perfis de usu\u00e1rios<\/strong><\/p>\n A chefe da Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o Institucional (Sedoc), Maria Francisca Ribeiro de Resende, detalha um pouco mais a inser\u00e7\u00e3o e gerenciamento de usu\u00e1rios no SEI. \u201cOs usu\u00e1rios s\u00e3o classificados pelos tipos de perfis liberados, que podem ser: B\u00e1sico, Colaborador, Base de Conhecimento, Gerente de Assinatura Externa e Usu\u00e1rio Externo. Todos os servidores ativos e ingressantes no Quadro Permanente da UFMS ser\u00e3o habilitados como perfil B\u00e1sico. Neste tipo de acesso o usu\u00e1rio poder\u00e1 gerar e assinar documentos e cadastrar e tramitar processos, respeitando suas compet\u00eancias funcionais. Os profissionais e estagi\u00e1rios contratados poder\u00e3o ter acesso no perfil de Colaborador. Neste perfil ser\u00e1 permitida a cria\u00e7\u00e3o e edi\u00e7\u00e3o de documento, mas sem assinatura do Colaborador. A solicita\u00e7\u00e3o para libera\u00e7\u00e3o de acesso para ambos os perfis deve ser feita pelo chefe da unidade, por meio do e-mail sedoc.agecom@ufms.br<\/a>\u201d.<\/p>\n No perfil de Gerente de Base de Conhecimento o usu\u00e1rio ter\u00e1 a permiss\u00e3o de atualizar a Base de Conhecimento dos Processos SEI. No perfil de Gerente de Assinatura Externa o usu\u00e1rio ter\u00e1 a permiss\u00e3o de autorizar o cadastro de usu\u00e1rios externos. \u201cAs libera\u00e7\u00f5es desses perfis seguem a mesma norma, ou seja, devem ser feitas com solicita\u00e7\u00e3o via chefia da unidade, por meio do\u00a0e-mail da Sedoc\u201d, aponta.<\/p>\n Maria Francisca explica ainda que o\u00a0cadastro de Usu\u00e1rio Externo\u00a0deve ser realizado pelo pr\u00f3prio interessado, na p\u00e1gina\u00a0digital.ufms.br<\/a><\/strong>. \u201cO cadastro ser\u00e1 efetuado no caso de necessidade de assinatura de documentos por estudantes, professores substitutos, volunt\u00e1rios ou visitantes, ou pessoas f\u00edsicas contratadas pela UFMS ou\u00a0que representam\u00a0empresas ou entidades relacionadas a contratos ou conv\u00eanios com a Universidade. No cadastro de usu\u00e1rio estrangeiro o Passaporte \u00e9 aceito como documento oficial\u201d, explica.<\/p>\n Classifica\u00e7\u00e3o e arquivamento<\/strong><\/p>\n Entre as d\u00favidas mais frequentes que os usu\u00e1rios t\u00eam com rela\u00e7\u00e3o ao SEI, a chefe da Sedoc destaca ainda \u201ca classifica\u00e7\u00e3o de processos e documentos; o tempo de guarda e arquivo (temporariedade) e a classifica\u00e7\u00e3o dos n\u00edveis de acessos (p\u00fablico, restrito ou sigiloso) e suas respectivas hip\u00f3teses legais\u201d.<\/p>\n De acordo com a Resolu\u00e7\u00e3o, quando o conte\u00fado do documento ou processo puder ser visualizado por qualquer usu\u00e1rio cadastrado no SEI, deve ser classificado como p\u00fablico; quando o acesso for restrito \u00e0s Unidades pelas quais ele tramitar e a todos os usu\u00e1rios vinculados \u00e0quelas Unidades, ele deve ser classificado como restrito; e quando o acesso for exclusivo aos usu\u00e1rios a quem for atribu\u00edda permiss\u00e3o espec\u00edfica, dever\u00e1 ser classificado como sigiloso.<\/p>\n A an\u00e1lise de temporalidade \u00e9 de compet\u00eancia da Agecom, que deve acompanhar os processos que estejam sem movimenta\u00e7\u00e3o para poss\u00edvel arquivamento e analisar os processos enviados pelas unidades ao Arquivo Central\/Sedoc\/Agecom, unidade criada dentro do SEI com esta finalidade. \u201cOs processos recebidos para arquivamento ser\u00e3o analisados e, se necess\u00e1rio, reclassificados de acordo com o assunto de que tratam, visando a garantir sua correta destina\u00e7\u00e3o final, pois cada tipo de processo foi pr\u00e9-classificado com o c\u00f3digo correspondente das Tabelas de Temporalidade de Documentos aprovadas pelo Arquivo Nacional. S\u00e3o esses c\u00f3digos que determinam o prazo de guarda de cada processo\u201d, explica Maria Francisca, que alerta tamb\u00e9m para uma orienta\u00e7\u00e3o em espec\u00edfico: \u201cos processos que comp\u00f5em o Assentamento Funcional Digital n\u00e3o dever\u00e3o ser enviados para arquivamento, permanecendo sob a responsabilidade da Pr\u00f3-reitoria de Gest\u00e3o de Pessoas (Progep)\u201d.<\/p>\n De acordo com a Resolu\u00e7\u00e3o, os processos eletr\u00f4nicos ser\u00e3o mantidos at\u00e9 que sejam cumpridos seus prazos de guarda definidos na tabela utilizada pela UFMS e sua elimina\u00e7\u00e3o dever\u00e1 seguir os mesmos tr\u00e2mites legais que os documentos f\u00edsicos. Os processos eletr\u00f4nicos de guarda permanente ir\u00e3o receber tratamento de preserva\u00e7\u00e3o digital, a fim de que n\u00e3o haja perda ou corrup\u00e7\u00e3o da integridade das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n A Resolu\u00e7\u00e3o de n\u00ba 136, de 8 abril de 2021 do Conselho Diretor da UFMS pode ser acessada\u00a0aqui<\/a>.<\/strong>\u00a0Mais informa\u00e7\u00f5es sobre o SEI e sua utiliza\u00e7\u00e3o podem ser acessadas no site\u00a0digital.ufms.br<\/a><\/strong>.<\/p>\n <\/p>\n Texto: Ariane Comineti<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" O Sistema Eletr\u00f4nico de Informa\u00e7\u00f5es (SEI) est\u00e1 em funcionamento na UFMS desde 2017. A ferramenta foi implantada para dar maior agilidade e transpar\u00eancia na cria\u00e7\u00e3o e tramita\u00e7\u00e3o de todos os processos no \u00e2mbito da Universidade. 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